L'Apostille

Le décret du 17 septembre 2021 définit l’apostille comme le certificat qui atteste de la véracité de la signature de l’auteur d’un acte, de la qualité en laquelle le signataire a agi et, le cas échéant, l’identité du sceau ou du timbre dont cet acte est revêtu.

L’apostille est donc un certificat qui authentifie l'origine et la signature d'un acte public délivré dans un pays étranger.

Une petite précision s’impose, le pays étranger doit être membre de la Convention de La Haye du 5 octobre 1961 et le document doit être destiné à être utilisé à l’étranger, dans un autre pays membre de ladite Convention. Elle est d’ailleurs en vigueur dans 107 Etats.

Attention, la formalité de l’apostille certifie l'origine du document mais ne confirme en aucun cas son contenu.

Régulièrement dans nos études, des clients nous demandent de « légaliser » des documents parce qu’ils en ont besoin pour les utiliser à l’étranger.

L’apostille concerne les actes publics, destinés à une autorité étrangère.

Il s'agit notamment des actes d’état civil (extrait d’acte de naissances, de mariage ou de décès), des actes notariés, des actes administratif ou des actes judiciaires comme un jugement par exemple.

Le notaire reçoit le client avec le document à authentifier, le signe et y appose son sceau.

Il y a lieu ensuite de l’adresser à la Cour d’Appel Administrative dont le notaire dépend, cette dernière dispose d’un service spécial apostillera le document en y apposant le modele standard de l’apostille définit par la convention de La Haye (c’est la photo du post) soit un carré de 9 cm de côté minimum et contenant tout un tas d’informations telles que le pays émetteur, la qualité du signataire, la date , le sceau etc..

Ce modèle étant identique dans chacun des États membres, ces informations pourront donc être identifiées et identifiables même lorsqu’il n’est pas complété dans notre langue.

Attention, si le document à apostiller est établi dans une langue étrangère, il y aura lieu d’obtenir un traduction, par un traducteur assermenté avant de procéder à la formalité de l’apostille.

L'apostille est délivrée gratuitement par la Cour d’Appel.

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A compter du 1er septembre 2023, un changement est à prévoir, l’apostille sera principalement délivrée sous forme électronique et sera de la compétence exclusive des notaires.

Ce sont la loi du 23 mars 2019 et l’ordonnance du 4 mars 2020 qui ont réformé la procédure :

• les notaires seront chargés d’accomplir les formalités de l’apostille sur les actes publics établis par une autorité française et destinés à être produits à l’étranger.

• il sera créé une base de données nationale dématérialisée des signatures publiques. Ainsi toute autorité publique dont dépendra un signataire d’actes publics enregistrera dans la base de données les informations relatives à ce signataire.

• il sera également crée un registre des apostilles délivrée sous la forme électronique qui sera tenu par le Conseil supérieur du notariat.

La procédure sera dématérialisée :

• pour les actes publics établis sous forme électroniques : la demande de délivrance de la légalisation ou de l’apostille pourra être faite en ligne

• pour les actes publics établis sous format papier : la formalité pourra être effectuée par courrier ou à un guichet. L’autorité compétente réalisera alors une copie numérique de l’acte public et délivrera la formalité sous format électronique.

L’apostille devra alors être délivrée dans un délai de trois jours ouvrés dès lors que les informations nécessaires seront disponibles dans la base de données.

Un arrêté du ministre des affaires étrangères et du ministre de la justice précisera la compétence territoriale des notaires.