Les documents en copropriété

Vendre un bien immobilier passe par la production d’un certain nombre de documents administratifs et ce, encore plus lorsque le bien vendu fait partie d’une copropriété.

Si vous ne savez pas ce qu’est une copropriété, je vous renvoi à mon article sur le statuts particulier de la copropriété :

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La liste des documents et informations nécessaires et obligatoires lors de la vente d’un bien immobilier faisant partie d’une copropriété est bien plus longue que celle d’une vente classique de maison individuelle.

Une des raisons à cela est avant tout la protection de l’acquéreur.

Cette protection passe par une information complète de ce à quoi il s’engage en vous achetant votre bien.

En effet, l’acquéreur doit pouvoir s’engager en connaissance de cause et doit être prêt à assumer toutes les obligations, aussi bien réglementaires que financières, qui vont découler de son acquisition.

Sachez que cette obligation d’information commence pour le vendeur au stade même de la mise en vente avec l’obligation de mentionner un certains nombre d’informations dans son annonce énumérées à l’article L721-1 du Code de la construction et de l ‘habitation à savoir :

1° Le fait que le bien est soumis au statut de la copropriété ;

2° Le nombre de lots ;

3° Le montant moyen annuel de la quote-part, à la charge du vendeur, du budget prévisionnel correspondant aux dépenses courantes,

4° Pour les lots à usage d'habitation et à titre d'information, une indication sur le montant des dépenses théoriques de l'ensemble des usages énumérés dans le diagnostic de performance énergétique et définis par voie réglementaire.

Les annonces précisent également si le syndicat des copropriétaires fait l'objet de procédures menées sur le fondement des articles 29-1 A et 29-1 de la loi n° 65-557 du 10 juillet 1965 précitée et de l'article L. 615-6 du Code de la construction et de l’habitation.

Cette obligation d’information incombe au vendeur.

Renforcée en 2014 par la loi pour l’accès au logement et un urbanisme rénové dite loi ALUR, elle est strictement encadrée.

L'article L721-2 du Code de la construction et de l’habitation énumère cette liste de document et informations qui doit être remise par le vendeur à l’acquéreur au plus tard à la date de signature de l’avant-contrat de vente.

Cet article est plutôt précis quant à la date de remise des documents et informations puisqu’il dispose « En cas de promesse de vente, sont remis à l'acquéreur, au plus tard à la date de signature de la promesse […]».

Plusieurs pratiques cependant ressortent dans le quotidien notarial.

En effet, nombreuses sont les études qui cumulent la notification dite "ALUR" de l'article L721-2 du Code de la construction et de l'habitation avec la notification dite "SRU" de l'article L271-1 du Code de la construction et de l'habitation visant le droit de rétractation de l'acquéreur d'un bien à usage d'habitation.

Pourtant, ce sont deux choses strictement différentes mais pour autant fortement liées et qui ne doivent pas être cumulée.

Il convient en effet de distinguer la remise informative et la remise en vue de rétractation qui restent deux notifications indépendantes faites à des instants différents.

La notification dite "ALUR" doit être faite au plus tard le jour de la signature de l'avant-contrat de vente et contient les pièces et informations visées à l'article L721-2 du Code de la construction et de l'habitation. Quant à elle, la notification dire "SRU" doit être faite après la signature de l'avant-contrat, à vrai dire le plus rapidement possible afin de ne pas allonger le délai de rétractatin de 10 jours de l'acquéreur, et doit contenir indivisiblement l'acte ayant pour objet la construction ou l'acquisition d'un immeuble à usage d'habitation ainsi que ses annexes au titre desquels, certains documents obligatoires pour la notification "ALUR" ne doivent pas nécessairement être annexés.

En dehors du contenu de ces notifications, ce qui les distingue particulièrement, c'est le mode de notification.

Si les modalités de notification de la notification dite "SRU" sont l'envoi par lettre recommandée ou à défaut la remise en main propre en respectant le formalisme de l'article D271-6 du Code de la construction et de l'habitation, pour la notification dite "ALUR", l'article L721-2 du Code de la construction et de l'habitation ne prévoit aucun formalisme particulier et dispose que "la remise des documents peut être effectuée sur tous supports et par tous moyens, y compris par un procédé dématérialisé sous réserve de l'acceptation expresse par l'acquéreur." Il convient de se ménager la preuve de la remise et faire constater à l'acquéreur, notamment dans l'acte authentique de vente, que l'ensemble des documents prescrits lui ont été remis.

Dès lors, dans un sousci de formalisme mais également de preuve, afin d'éviter tout amalgame entre ce qui est notifié à titre informatif et en vue de rétractation, il est préféable de procéder à ces deux notifications distinctement ; l'une de préférence avant la signature de l'avant-contrat de vente, l'autre après.

Néanmoins, il est vrai que si on se place sur le plan de la sanction, l'absence de notification informative de la loi dite "ALUR" ne fait que retarder le départ du droit de rétractation de l'acquéreur.

Lorsqu'un document a été omis lors de cette notification informative des documents de copropriété, il est préconisé de réaliser un avenant à l'avant-contrat afin de pouvoir faire une notification complémentaires ; ce qui n'est jamais réalisé en pratique, un simple courrier ainsi que les documents manquants étant adressés par tous moyens sécurisé à l'acquéreur.

Certes, si on notifie l'ensemble des documents en même temps, le délai de rétractation court et les notifications sont faites ; encore faut-il que l'acquéreur aient bien compris qu'il recevait deux notifications en une et que le courrier qui lui est adressé soit précis à ce sujet.

Voyons de plus près quels sont ces documents et informations qui sont strictement listés dans le code de la construction et de l’habitation ainsi que leur utilité.

• la fiche synthétique de la copropriété qui informe sur le fonctionnement de la copropriété et l’état de l’immeuble ;

• Le règlement de copropriété, l’état descriptif de division et leurs éventuels modificatifs, qui sont les documents de nature réglementaire encadrant la copropriété (je vous renvoi à mon article supra. pour plus d'explication sur leur nature et leur utilité) ;

• Les procès-verbaux des assemblées générales des trois dernières années pour informer l’acquéreur des décisions qui ont été prises dans les trois ans précédent sont acquisition ;

• Le carnet d’entretien de l’immeuble qui est établi et tenu par le syndic. C’est un peu le carnet de santé de l’immeuble qui recense les travaux, l’entretien des équipements, l’assurance, les fournisseurs… ;

• le diagnostic technique global (DTG) qui informe sur l’état de l’immeuble et qui peut préconiser certains travaux si la copropriété est concernée par ce diagnostic. Seul sont concernés les immeuble construits depuis plus de dix ans et mis en copropriété depuis moins de dix ans, sur demande de l’administration suite notamment à un arrêté de péril ou d'insalubrité portant sur l'immeuble ou encore sur simple volonté du syndicat des copropriétaires de le faire établir ;

• Une notice d'information relative aux droits et obligations des copropriétaires ainsi qu'au fonctionnement des instances du syndicat de copropriété pour laquelle nous sommes depuis 2015 dans l’attente de la publication du décret précisant notamment son format et son contenu ;

• Enfin, un certains nombres d’informations financières doivent également être transmises par le vendeur tel que le budget de la copropriété, le montant des dettes, des impayés …, informations qui se retrouvent listées dans ce que l’on appel un pré état daté,

Je vous l’accorde le pré état daté n’existe pas !

Mais, les informations qu’il contient sont obligatoires et doivent être fournie par le vendeur, et non par le notaire, à l’acquéreur au plus tard le jour de la signature de la promesse de vente.

Il faut être réaliste, si le vendeur n’est pas comptable, ni au point quant à la situation financière de la copropriété, il va difficilement pouvoir fournir ces informations de manière claire.

Il convient donc de se rapprocher de celui qui connaît le mieux la copropriété : le syndic !

Malheureusement pour le copropriétaire, le syndic étant dans la grande majorité des cas un syndic professionnel, ce service est payant et le montant varie d'un syndic à l'autre mais est rarement inférieur à la centaine d'euros.

N’hésitez pas à négocier cette tarification lorsque vous engagez votre syndic !

Contrairement à l’état-daté, dont nous parlerons amplement par la suite, dont la tarification a été fixée par le gouvernement à maximum 380,00 €, le pré état daté, qui fait désormais partie de l’usage n’est pas du tout encadré !

Nous espérons fortement une intervention du légistaleur à ce sujet.

Il est en effet très compliqué pour les notaires et leur collaborateur d’expliquer au vendeur, au-delà de la nature même de ce document, pourquoi il est facturé et souvent pourquoi il coûte aussi cher alors qu’il va encore devoir débourser pour l’acte de vente 380,00 € pour l’état daté.

Parmi les documents visés, certains noterons dans doute qu'à aucun moment on ne parle de l'attestation d'immatriculation.

En effet, cette dernière n'est pas à notifier mais il appartient au notaire de vérifier que la copropriété est régulièrement immatriculée notamment sur le portail du Registre des copropriétés.

Une fois que l’on arrive à la vente, il n'est pas nécessaire de renotifier ces documents.

En revanche, on va devoir obtenir du syndic, le fameux état-daté que j’ai mentionné tout à l’heure et qui est un document comptable informant à la fois l’acquéreur sur les charges qu’il sera amené à débourser dès son entrée dans la copropriété et le vendeur sur son billet de sortie !

Evidemment, la vente est l'occasion pour le syndic de s'assurer que le vendeur partira après avoir soldé son compte.

Le syndic devra aussi nous indiquer au moyen d’un certificat dit de l’article 20 II de la loi de 1965 que l’acquéreur n’est pas déjà copropriétaire, directement ou indirectement, et si c’est le cas, porter à notre connaissance le montant éventuel de ses impayés ou nous confirmer qu'il est à jour de ses charges.

Il convient en effet d'apurer ses comptes avant d’investir à nouveau !

Que faire en l’absence de syndic ?

Le notaire va faire face à une interdiction légale d’instrumenter conformément à la loi n° 65-557 du 10 juillet 1965 fixant le statut de la copropriété des immeubles bâtis car dans un premier temps, au stade de l’avant-contrat il n’y aura ni notification, ni certificat et au stade de la vente, d’une part le délai de rétractation n’aura pas couru et est en suspens et les diverses formalités et vérifications imposées par la loi ne pourront être faites.

Cette interdiction est notamment fondée sur le fait que si le copropriétaire n'est pas à jour de ses charges au sens du 2° du II de l'article 20 de la loi du 10 juillet 1965, le notaire doit notifier aux parties l'impossibilité de conclure la vente. Et le seul moyen de s'assurer que le copropriétaire cédant est à jour de ces charges, c'est de solliciter du syndic ce fameux certificat.

S'il est vivement conseillé au stade de l'avant-contrat de mettre en condition suspensive la nomination d'un syndic par le vendeur afin que l'ensemble des documents soient régulièrement notifié ou en tout cas de procéder à la nomination d'un syndic en vue de vente, je vous rassure, en pratique, le notaire va instrumenter en prenant le soin de préalablement informé l’acquéreur de la situation mais également de ces conséquences sans nommer de syndic surtout sur des très petites copropriété de moins de 5 lots.

Maïlly

Brève d'Actes